Veelgestelde vragen

De collectie groeit: we maken bidprentjes toegankelijk door de inzet van AI, Drenthe en Zuid-Limburg hebben gewerkt aan het toegankelijk maken van hun collecties. Die plaatjes vragen om meer schijfruimte dan onze bestaande leverancier kon leveren. We hebben daarom een nieuwe leverancier geselecteerd en moeten nu verhuizen. Een tweede reden is dat de nieuwe leverancier de omgeving zal gaan beheren. Dat betekent meer zekerheid en robuustheid en minder druk op onze vrijwilligers.

De mailvoorziening en de complete website van de NGV.

De verhuizing van de mail en de website vinden onafhankelijk van elkaar plaats. Voor beide verhuizingen hebben we gepland om dat in juni te gaan doen. De preciese datum hangt af van hoe goed de voorbereidingen gaan en zullen we op tijd melden.

We krijgen één nieuwe leverancier. Het is te kostbaar om de mailvoorziening bij de huidige leverancier te laten en de website bij een nieuwe leverancier onder te brengen.

De mailvoorziening van alle mailadressen met extensies @ngv.nl, @ngv-securemail.nl, @gensdatapro.nl. Oftewel: alle functionele mailadressen van HB en afdelingen, en alle persoonlijke mailadressen met die extensies.

Er zijn 3 fasen in de verhuizing van de mail:

1. 14 april - 7 mei: gebruikersfase: de mailgebruikers veranderen zelf de aansluiting van hun mail. Daarmee bereiken ze dat ze ongestoord de mail kunnen blijven gebruiken, ook tijdens de verhuizing.
2. 7 - 15 mei: nabehandelfase: voor de mailadressen waarvan de gebruikers niet in de gebruikersfase de gevraagde verandering hebben doorgevoerd, veranderen wij het wachtwoord en zoeken eenmaal contact via webmail met de nieuwe mailomgeving. Dat garandeert dat ook deze mailadressen overgaan naar de nieuwe mailomgeving. Gebruikers kunnen uiteraard pas weer bij hun mail als ze zich hebben gemeld bij de helpdesk voor hun nieuwe wachtwoord.
3. juni: overzetfase:  we zetten de mailboxen over van de oude naar de nieuwe omgeving. De oude mailomgeving is daarna niet meer bereikbaar, de nieuwe heeft het volledig overgenomen.

We hebben ngvmail.nl ingericht om de verhuizing te versimpelen. Door in de gebruikersfase ngvmail.nl te gebruiken wordt uw mail-wachtwoord bewaard en hebben we meer tijd voor het oplossen van uw problemen met de mail. Er zijn 2 instructies gemaakt, eentje voor webmailgebruikers en eentje voor gebruikers van mailprogramma’s zoals Outlook.

Zorg ervoor dat u de gebruikersfase vóór 7 mei heeft doorlopen. Dat geeft de verhuizers de ruimte om hun werk te doen. U hoeft zelf bij de feitelijke verhuizing niets meer te doen.

We kennen de volgende problemen:

• Gebruikers zijn hun mail-wachtwoord vergeten.
• Sommige mensen gebruiken andere mailprogramma’s dan Outlook of in andere versies.
• Sommige NGV-ers hebben een ‘handig neefje’ nodig om de gevraagde wijzigingen aan te brengen.
• Er zijn mailadressen die allang niet meer worden gebruikt.

In alle gevallen geldt: begin zo snel mogelijk en neem bij problemen contact op met de helpdesk voor deze verhuizing via (Teijo Doornkamp) of (Anne Schley).

Gebruik in plaats van ngv.nl/webmail in het vervolg ngvmail.nl. De eerste keer dat je dat doet verschijnt er een popup-scherm ‘Please complete your Sender Identity’. Dat schermpje bewaart de persoonlijk gegevens behorend bij je mailadres.

• Display Name: je naam. De Display Name zal als afzender worden getoond in alle mails die je via webmail verstuurt.
• Email: je mailadres (niet wijzigbaar)
• Organization: gebruik NGV of de naam van je afdeling, zoals NGV Drenthe.
• Signature: de handtekening die onder al je mails wordt geplaatst.

De instructie van deze voorgaande 2 stappen is ook als document hier beschikbaar.

Ja, je kunt de contacten verhuizen. Zie hier voor de instructie hoe dat moet. Dat kan nu al, de contacten worden niet overschreven als we gaan verhuizen.

Nee. De contacten blijven beschikbaar.

We zullen het moment dat de mail gaat verhuizen in deze Veelgestelde Vragen en in de mail aankondigen. Er zal dan een korte periode zijn dat de mail even niet bereikbaar is. Na de verhuizing is de mail weer als vanouds beschikbaar. We zullen dat ook in de mail melden.

Geen bekende problemen specifiek voor de webmail.

Verander de instellingen in Outlook. We hebben daarvoor een instructie gemaakt die je hier kunt vinden. Doe dat voor 7 mei.

De contacten in Outlook zijn opgeslagen in Outlook zelf en niet bij de NGV-mailvoorziening.  De opgeslagen contacten blijven dan ook beschikbaar.

De meeste software gebruikt vergelijkbare schermen voor de instellingen. De instructies zijn alleen beschikbaar voor de meeste gebruikte variant Outlook 2019 draaiend op een Windows PC. Gebruik je wat anders en kom je er niet uit? Neem contact op met de helpdesk voor deze verhuizing via (Teijo Doornkamp) of (Anne Schley).

Nee.

We zullen het moment dat de mail gaat verhuizen in deze Veelgestelde vragen en in de mail aankondigen. Er zal dan een korte periode zijn dat de mail even niet bereikbaar is. Na de verhuizing is de mail weer als vanouds beschikbaar. We zullen dat ook in de mail melden.

Het versturen van mail vanaf een iPhone werkt tijdens de verhuizing niet. We verwachten deze problemen na de verhuizing op te kunnen lossen. Gebruik waar nodig de webmail vanaf een iPhone.

Alle onderdelen van de NGV-website gaan verhuizen: ngv.nl, alle afdelingssites, webshop, collecties, gensnostra, gensdatapro, nieuws.

We hebben gepland om in juni te gaan verhuizen.

Half mei wordt een kopie gemaakt van de website. Een testteam gaat dan testen of alles het doet zoals zou moeten.

Je hoeft zelf niets te doen. De wachtwoorden voor de website blijven gewoon werken.

Als het testteam het groene licht geeft, dan zetten we de laatste stap van de verhuizing: de website gaat even ‘op zwart’ terwijl we nogmaals een kopie maken. De mail blijft ondertussen bereikbaar. Na de laatste kopie gaat de site weer werken maar dan op de nieuwe omgeving. We melden de momenten dat de laatste stap voor de website wordt gezet in deze Veelgestelde Vragen en in de mail.